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第二篇：尋找為活動添色的資源
活動資源的種類
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在第一篇中，我們介紹了各種社區活動的舉辦經驗，從中也瞭解到舉辦活動對於社區的意義，不但是要提高居民的交流、增進社區認同，透過籌備的過程，更可以學習整合資源的能力。因為，要完成一個活動，是不能僅憑少數人、少數資源就能成就的，而是需要有搜尋資源的敏銳觀察力，以及積極整合的行動力。至於，「活動資源」的種類有哪些呢？我們初步分類如下：
活動資源的種類
資源種類 |
說明 |
來源 |
經費 |
可以支付活動所需的各項開銷。 |
除了社區自行編列預算外，也可向有提供經費補助的公部門或民間企業尋求贊助，如文建會、信義房屋《社區一家》計畫，都是以提供經費補助的方式來協助社區舉辦活動。 |
人力 |
可以協助活動的各種專業或非專業人員。 |
除了組織社區內的住戶外，也可向社區外的社團、學校等單位合作，由其支援部分人力，如各里辦公處轄下所組織的環保志工、治安巡守隊就是可協助活動的得力幫手。 |
物品 |
舉凡活動所需的各項物品，如飲(食)水、帳棚、音響設備、獎(禮)品等。 |
除了社區自行購買外，也可向民間單位或個人募集，如家樂福文教基金會提供活動帳棚的借用，也可供應自家商品作為活動獎（禮）品。 |
場地 |
可供活動舉辦的空間。 |
除了可使用社區內的公共空間，也可向社區外的學校或里辦公處商借，如向學校借用活動中心作為活動場地，節省租借費的支出。 |
宣傳通路 |
可以協助將活動訊息傳播出去的各種管道。 |
除了透過社區的公佈欄、社區網站傳播訊息外，也可請社區週邊的商家或是民間團體、新聞媒體協助發送，如與社區的第四台業者合作，以節目跑馬燈的方式發佈活動消息。 |
表演節目 |
可以擔任活動的表演單位，減輕籌備單位構想節目的負荷。 |
除了邀請社區內的社團、住戶擔任表演者外，也可與社區鄰近的才藝教室、幼稚園、學校等合作，以義務或支付車馬費的方式擔任表演團隊。 |
經驗傳承 |
不直接參與活動的執行工作，但以提供經驗的方式，作為活動的執行顧問。 |
許多民間社團都很樂意與社區做經驗分享，如可向「新莊袋鼠媽媽」請益讀書會團體的帶領、經營方式；或向有相關執行經驗的公寓大廈社區請益，也是不錯的方法。 |
專業能力 |
借重個人的專長，協助專業部分的工作。 |
善加運用社區住戶資源，如由從事美術設計工作的住戶負責活動文宣的製作；或是與民間社團合作，例如邀請「荒野保護協會」的解說員擔任社區生態活動的講師。 |
各式活動所需資源
如果嘗試針對幾種經常在社區裡舉辦的活動類型，其所需調度的資源種類做個整理，初步整理建議如下：
類型 |
需調度資源 |
設攤展覽型活動 |
- 一個空曠的場地
- 如果是位於室外，就需要有可擋風擋雨的帳棚
- 可以擺放東西跟供人休息的桌椅
- 預告及介紹活動主題的海報文宣品
- 飲用茶水
- 電力來源
- 音響擴音設備
- 支援人力
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戶外郊遊型活動 |
- 可以安全運送眾人的交通工具
- 辦理旅遊意外險的壽險業者
- 規劃旅遊行程的玩家或專業者
- 音響擴音設備
- 支援人力
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課程型活動 |
- 安靜且可容納一定人數的空間
- 供學員上課用的課桌椅
- 可以帶領課程的專業講師
- 供講師使用的器材設備（如：白板、白板筆、單鎗投影機、投影幕…等）
- 預告及介紹課程主題的海報文宣品
- 飲用茶水
- 電力來源
- 音響擴音設備
- 支援人力
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靜態展覽型活動 |
- 位於出入主要動線上的空間
- 可懸吊展示品的設備
- 燈光設備
- 電力來源
- 預告及介紹展覽主題的海報文宣品
- 支援人力
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節慶類型活動 |
- 符合節慶氣氛的裝飾品
- 能帶來精彩演出的表演單位
- 飲用茶水
- 電力來源
- 音響擴音設備
- 支援及參與活動的人力
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募集資源的方法
募集方法 |
說明 |
企畫書 |
- 企畫書是最能完整說明計畫內容的工具，因此，當社區要向補助單位申請經費或物品、器材贊助時，補助單位多會要求提供企畫書，以供評估。
- 例如：申請文建會或信義房屋《社區一家》計畫時，就需提供一份詳細說明計畫內容的企畫書。
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公文 |
- 主要是向公部門申請資源贊助時會需要用到。
- 例如：向林務局申請植栽，或洽詢衛生所到社區內進行保健宣導活動時，就可以公文提供申請。
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邀請函 |
- 邀請貴賓出席活動時使用。
- 例如：台北縣蘆洲市《榮耀巴黎》社區便以邀請函邀請民意代表出席活動及贊助禮品。
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公告 |
- 住戶對活動的響應與出席，是活動成功與否重要關鍵，而公告則是最容易讓住戶獲得活動訊息。
- 例如：多數社區都會隨時將各種活動訊息，以公告的方式讓住戶知悉。
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人際網絡 |
- 透過人際網絡，將需要資源的訊息放送出去，通常都能獲得意想不到的迴響。
- 例如：台北市中正區《林口水源》社區透過社區人際網絡，募集到活動所需的音控人員與設備。
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募集資源的三個小提醒
【提醒1】募集物品會比募款來的容易
除了某些有固定編列補助預算的單位外，通常向企業、店家勸募其自家產品會比勸募經費來的容易許多，像是麥當勞就曾經配合社區活動，免費提供氣球、飲料，因為對他們來說，這是不需經過繁複會計程序即能提升公益形象的便利方式，另外，贊助物品、活動傳單、海報上都會加註企業商標，也是加強曝光的好方法。
【提醒2】回饋機制不可與社區利益相衝突
許多公寓大廈社區的主委都有這樣的經驗，每當社區要舉辦活動時，各方民意代表、廠商都會爭相捐贈禮（獎）品，為的是希望能夠在活動中到場發言或是增加來年取得社區標案的機會。雖然，向外界爭取資源是節省社區開銷的好方法，但是否會因為向廠商爭取贊助後，而影響未來行政程序的公正性？以及是否會因住戶不同的政治傾向，而使得政治人物的出席橫生枝節，這都是社區在尋求廠商、民意代表資源前，需仔細考量且最好共同議決的。
【提醒3】活動經費的支用要小心謹慎
雖然，隨著社區的穩定發展，多數社區多會針對每年例行的活動編列預算，但因為社區的經費是屬於全體住戶所共有，因此必須考慮到無法參與活動的住戶的感受，在經費的支用上要盡量謹慎，讓每筆花費都用在必要處，活動結束後也務必將活動帳目及物品處理情況整理清楚並公開徵信。
《附錄》活動資源連結表
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