結案程序通常包含兩部分工作的完成，一是說明工作進行過程、成果的「結案報告」，另一則是清楚說明經費之用情形的「核銷作業」。「結案報告」可以是以文字、圖片、成品附件、0報告書等方式來呈現，視補助單位的規定，但務必在規定時間內提交，以協助資源補助單位能夠藉此評斷資源是否有被妥善的發揮、是否達成提案時所設定的各項預定目標。另外，「核銷作業」也是依據補助單位的規範，或是以檢附原始憑證的方式完成，或是以簽領領（收）據的方式，一般也都是隨同報告書一起提交，以順利完成結案。
結案報告書的結構
結案報告書與計畫書的內容有著必然的關連性，因為計畫過程中都應該是依據計畫書內容來進行，因此，一份完善的「結案報告」不僅是為整個計畫的執行劃上完美句點，更可能因此獲得補助單位的肯定，爭取到下年度再次補助的機會，而對於社區來說，完整的結案報告也可作為日後社區再次辦理類似計畫時重要的經驗參考資料。一般來說，報告書中會包含下列幾個部分：
項目 |
寫什麼？ |
封面 |
- 標註上「計畫名稱」、「計畫年度」、「計畫執行單位」、「計畫主持人/協同主持人」、「計畫執行團隊成員」等資料。
- 封面設計風格最好能與當初的計畫書相呼應，以求整體印象之完整。
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目錄 |
結案報告書的篇幅通常相當龐大，加附目錄可協助閱讀者快速搜尋資料。 |
計畫內容 |
附上當初提案的計畫內容。 |
成果報告 |
說明計畫實際執行成效，報告事項可以是：
- 計畫籌備與執行過程概述（可將過程整理成便於閱讀的「大事記」形式呈現）；
- 參與人數統計（若有簽名，則可檢附名冊資料）；
- 計畫過程紀錄照片（按照執行順序排列，並備註說明各照片內容）；
- 相關會議記錄及出席簽到冊；
- 計畫推廣的各種宣傳辦法（可整理成條列式，便於閱讀）；
- 媒體報導次數的統計（可整理成條列式，便於閱讀）；
- 活動執行心得；
- 活動所達成的成效及所遭遇的困難描述。
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成果附件 |
將計畫執行過程中的傳單、海報、講義、錄音紀錄、錄影紀錄、照片、媒體剪報、執行過程中收集的相關資料等當作附件。 |
順利完成結案報告書的「三多」
【第一多】多拍照
生動的紀錄照片，除了豐富了結案報告的內容，更可在社區開放處公開展覽，讓所有的居民再次體會社區旺盛的活力，因此伴隨著執行過程，便要多拍些照片。
【第二多】多保留
無論是與計畫相關的媒體報導，或是執行過程中的各種文宣資料、講義、公文、媒體報導…等，都盡量詳盡的保留下來，畢竟有些東西可能待要整理結案報告時，都可能已經無處可覓了。另外，要用來完成經費核銷作業的原始支出憑證，也要妥善保留。
【第三多】多記錄
計畫過程中，舉凡會議討論事項、執行心得、遭遇困難…等，也要隨時紀錄下來，才不會在走完整個計畫後，缺乏描述執行過程的素材。
關於經費核銷的六個常見疑問
【疑問1】什麼時候會需要做經費核銷？
其實每個計畫的補助單位都會需要受補助單位於計畫執行完成後提出核銷憑證，但依據經驗，一般民間贊助單位的經費核銷通常只會要求受補助單位簽立領據（領據格式由補助單位自行擬定），相較於公部門所要求需將經費花用的原始支出憑證都逐筆檢附要來的簡便許多。
【疑問2】什麼是「原始支出憑證」？
所謂的「原始支出憑證」也就是能夠證明經費實際花用的發票、收據、領據等。依據公部門經費結報注意事項所規定，在整理各類憑證時要記得確認：
憑證 |
確認事項 |
發票 |
二聯或三聯式發票要確認：
- 是否有寫明買受機關的名稱（通常就是受補助單位的正式立案名稱）、統一編號、購買日期（必須於計畫執行期間內），以及支用的品名（例如：「印刷費」或「印刷課程講義」）。
- 數量欄、單價欄、金額欄與總計欄是否書寫正確。
- 「總計新台幣」欄處需以大寫數字書寫總計金額。
- 最後確認發票上是否蓋有販售單位的「統一發票專用章」。
電子式發票（即由收銀機所開立的長條型發票）要確認：
- 通常會載明物品明細，如未載明則需由專案經辦人加註說明，並加蓋經辦人私章。
- 發票上要打上買受機關的統一編號或是以加蓋販售單位的「統一發票專用章」來替代，並補上執行單位的統一編號。
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收據 |
- 如果是向經政府許可免開立統一發票的店家採購時，則需請其開立正式的收據，收據上會註明為「免用統一發票收據」。
- 收據上一樣要填妥買受機關名稱、統一編號、買受日期（必須於計畫執行期間內）、品名。
- 數量欄、單價欄、金額欄與總計欄也要確認是否書寫正確。
- 「合計新台幣」處要以大寫數字書寫總計金額。
- 另外還必須特別確認是否加蓋了負責人的私章與販售單位的免用統一發票章，若缺少了這兩項便不是可用於核銷的正式憑證了。
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領據 |
- 領據格式上需註明支付機關全銜（通常就是受補助單位的正式立案名稱）、收領的事由（如「講師鐘點費」）、收領日期（必須於計畫執行期間內）、實收數額（以大寫數字書寫為佳）、收領人親簽姓名或代表單位名稱、身份證字號或統一編號、地址（填寫申報及寄交扣繳憑單時使用）。
- 領據通常會製成一式三份，一份交受領人保管，一份由支付機關保管，一份則於核銷時做原始憑證檢附。
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【疑問3】原始支出憑證不見了該如何處理？
如果是領據類的原始憑證遺失，則需說服受領人再行補簽；如是發票、收據類原始憑證遺失或供其他用途者，應檢具與原本相符之影本，並需加蓋販售單位的發票章及註明無法提出原本之原因。
【疑問4】核銷的憑證內容要跟預算項目相符嗎？
依據規定，支出憑證內容應與預算項目核符，並按計畫別依序編號彙訂。這個意思就是說，如果當初經費預算編列了「講師費」，核銷時就需要提供符合費用編列總額的「講師費」簽收領據，超出編列總額的補助單位將不會另行補助；不足編列總額的則需將未支領的講師費歸還給補助單位。另外，我們會建議在申請計畫前就要先瞭解經費的核銷方式，如果是需逐筆檢附原始憑證在編列經費預算時，就盡量著重點的編列，以免造成日後核銷作業的負擔。
【疑問5】除了原始支出憑證外，還需要檢附其他資料嗎？
為了證明費用的實際執行，「出席費」、「講師鐘點費」的領據外，還需檢附課程表或相關會議資料；若有支用郵資則需檢附郵局開立的「購票證明單」、郵寄名冊與郵寄資料樣張；「印刷費」需檢附印刷資料樣張；「講義費」需檢附講義資料；「誤餐費」需註明誤餐事由及用餐者名冊。
【疑問6】核銷的原始憑證需存底保留嗎？
通常核銷的原始憑證會製作成一式兩份，一份送交補助單位完成核銷，一份則由受補助單位自行保留存查，比照會計憑證保存原則，受補助單位需妥善保存七年。
《附錄》發票填寫範例
《附錄》收據填寫範例
《附錄》領據格式參考樣本
樣式一
領據
茲收到 ○○○（補助單位名稱）○○○○（計畫名稱）補助金額，共計新台幣○萬○仟○佰○拾○元整。
領款單位名稱：
單位地址：
統一編號：
負責人：
經手人：
中 華 民 國 ○○ 年 ○○ 月 ○○ 日 |
樣式二
○○○（單位名稱） 領款簽收單
中華民國 年 月 日
領款名稱 |
○○○○費 |
支付金額 |
新台幣 元 |
扣繳稅額 元 |
支付淨額 元 |
具領人 |
姓名 |
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簽章 |
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| 身份證字號 |
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| 戶籍地址 |
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經辦人：_________________ |
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