各種社區活動雖然形式各異，但其舉辦的最主要目的是在於希望透過活動的過程，讓社區的居民能有互動及共同討論、參與的機會，也就是要讓社區裡的「人」因為活動而熱絡起來。因此，在操作的方法上，除了努力宣傳讓更多居民能參加活動之外，其實籌備過程中義務協助的活動志工，可以說是參與最深入的一群人，只是如何發掘出這些熱心的「雞婆」、如何讓這些有熱情的人能被適才適能的分派任務、如何讓眾人的意見被整合與吸納、如何在活動過程中對社區產生歸屬感…，這些都在在考驗著活動組織者的能耐。
活動志工哪裡找？
【途徑1】從歷屆的管理委員會裡找
我們常說，其實願意當管理委員的人，多數來說都是對於社區公共事務有相當的關心，或是具有不同領域的專長，才會自願或被他人推選出來。因此，當我們在找尋協助活動的志工時，除了當屆的委員是必然的志工人選外，之前各屆的卸任委員更是不可錯失的志工人才庫。
【途徑2】從既有的社區社團裡找
社區裡的社團是舉辦活動時可以善加合作的單位，不僅可以邀請社團來擔任活動的表演單位，也可以透過社團的聚會時間進行活動宣傳，而平時就有團體合作及為公眾服務經驗的社團成員，更是活動志工的最佳人選。
【途徑3】結合社區外的人力資源
如果我們的社區活動是有與社區外的單位（如：里辦公室）合作，或是有開放讓社區外的成員參加，那便可嘗試去結合社區外的人力資源，像是與學校合作，讓學生透過擔任活動志工而獲得社會服務的分數，或是與民間社團合作，動員其單位志工來支援活動的進行，這對於缺乏人力的社區來說，都是相當重要的資源挹注。不過，要特別注意的是，這些外援的志工因為無法密集與社區討論，因此多無法掌握活動細節，因此在分派任務時盡量以簡單不需特別訓練或是可獨立切割的工作為主。
【途徑4】號召一批熱心的「雞婆」
當然，除了上述幾種途徑外，社區也可以因應活動的性質來另外招募志工。在招募的技巧上，我們會建議可以先從社區裡的婆婆媽媽開始經營起，因為婆婆媽媽多是擔任家庭照顧者的角色，每天待在社區裡的時間最長，自然可以協助的範圍也最大。
組織活動志工時應有的認知
【一】不把志工當成完成活動的「工具」
每個前來幫忙活動的志工，基本上應該都是抱持著要為社區服務的心態，因此這群人如果能夠被用心的經營，肯定會成為社區日後寶貴的人力資源。至於如何經營呢？首先我們要強調的是主事者眼中不能只有活動的成敗，卻忽略了「人」的重要性，也就是說，需要花更多的時間在於經營人際關係上，正所謂『三分做人，七分做事』，透過主事者多一些主動的關懷，努力塑造一個讓人感覺安全、信賴的團體，才能讓志工在活動的過程中是「參與的」，願意提供意見、能夠發揮所長或有所學習的，而不僅只是被動的配合執行交辦的工作。
【二】不要對志工有過度不當的期待
雖然志工有著奉獻服務的精神，但我們也不要用過高的標準，一昧地要求志工完全以參與社區事務為優先，而是要尊重每個人不同的生活節奏，在分配工作或安排時間時，能以志工個人的工作、家庭責任為優先，如此才能讓志工開開心心的來為社區服務。
【三】給予做事的人最大的尊重
社區活動應該是一種團隊合作的過程，由不同的人依據個人所長分頭完成工作，也因為每個人的差異性，所以完成的工作標準也會有所不同，有些人認為的滿分，可能在其他人看來只有七十分，但如果我們能夠看重且相信每個人都是盡全力認真付出，在考量不隨意打擊工作者士氣以及必須如期控制工作進度的因素下，只要整體大原則沒有改變，那就不妨先拋卻完美要求，讓工作團隊能和諧愉快的繼續努力下去。
【四】『人和事順』是最高原則
每個籌辦過活動的社區一定都會知道，過程中其實最難克服的不是物力或經費的問題，挑戰其實多是來自處理「人」的問題，更何況籌備過程中，時間的壓力加上事務的繁雜，很容易就讓人的情緒「插槍走火」發生不愉快，雖然我們也常說「對事不對人」，但別忘了每件事情都有其負責的人，因此掌握在不傷害他人的情形下共同討論，就是主事者要特別小心處理的部分，否則因為活動而破壞了居民間原本的和諧，就有違當初發起活動的本意了。
志工團隊五大組織技巧
【技巧一】將人員編組，並挑選狀況好的志工當「組頭」
團隊工作中，耗費最多時間的主要都是在溝通的工作上。試想，如果核心幹部必須一次又一次的對個別的成員說明計畫內容，那可真是龐大的工作負荷啊。因此，我們會建議將人員進行編組，將居民依據任務所需編成各種不同的組別，並且挑選對活動有向心力且有溝通協調能力的志工當「組頭」，跟核心幹部一樣對於活動有全盤的瞭解，並協助掌握與、回報進度。
一般常見的分組方式會因為籌備階段及執行階段而略有差異，其分工與責任範圍簡要說明如下表所示：
活動籌備階段
組別 |
責任特性 |
總策劃 |
‧宜由核心幹部擔任。
‧負責掌控活動執行進度、預算分配與使用。 |
企劃組 |
‧宜由具備企畫文書能力者將集思廣益的概念落實成具體可行的方案。
‧負責企劃活動內容、活動經費募集、活動籌備聯絡 |
宣傳組 |
‧宜由具美術、宣傳專長者擔任。
‧負責活動宣傳、宣傳品製作、新聞發送、記者會籌辦。 |
活動組 |
‧負責活動當天執行、人力調度。 |
場地器材組 |
‧負責器材道具準備、場地佈置設計、活動位置動線佈置。 |
活動執行階段
組別 |
責任特性 |
總策劃 |
‧宜由核心幹部擔任。
‧負責監督活動進行、回答媒體問題，需具備應變調度的能力。 |
活動組 |
‧負責整體活動執行、主持、掌控活動氣氛。 |
招待組 |
‧負責接待來賓、媒體記者，受理活動報名並兼具服務台功能。 |
機動組 |
‧儲備人力隨時支援各組或其他突發狀況。
‧由於機動人力將分派到不同組支援，受該組組長指揮，因此可由外部借調來的人力或無法參與籌備的居民擔任。 |
場地器材組 |
‧負責場地佈置、器材搬運、活動進行中器材看顧清點的工作。 |
【技巧二】「知人善任」且不吝惜給予鼓勵
就像我們在上述所提到的，每一項工作都會有其適合的條件要求，因此我們要透過溝通或觀察每個人的才能、特性和狀況，才能交付合適的工作。當然，我們也會遇到某些人總是習慣先以自己不懂、不會的理由來推辭，那我們就可以先從交付簡單沒壓力的工作開始嘗試起，然後不吝惜給予鼓勵（方式可以是：公開的稱讚、意見的採納等），增加獲得成就感的機會，相信這樣就能漸漸激發其潛能並引燃主動參與的動機。
【技巧三】用「聚會」代替「開會」
團隊合作時，為了溝通協調，最常進行的事就是「開會」，透過各種不同層級的會議，如小組個別的小組會議，或是跨組別的協調會議，才能讓整個活動的籌備工作扣連起來。但是我們也發現，多數的居民對於「開會」多是抱持著敬而遠之的態度，不是覺得太嚴肅，就是擔心不知道要說什麼。其實，只要能掌握住會議所要達成的溝通效果，那不妨以「聚會」的名義來替代正式的「開會」，如此可以不拘泥於會議的形式，讓整體氣氛輕鬆自在些，相信這樣一定能增加居民的參與及發言的意願。
【技巧四】善用進度表掌握節奏
我們常說要把活動辦好，最重要的就是要把五件事情「人」、「事」、「時」、「地」、「物」想清楚，「人」指的是負責該項工作的組長或組員，「事」指的便是工作內容，「時」則是活動的進行節奏，「地」則是場地或地點，而「物」則是完成工作所需的器材。將仔細構想過的這五大要素，整理成各種不同的進度表，如「活動進度表」，透過這些進度表讓所有成員瞭解自己的工作份際以有效掌握節奏。
【技巧五】透過行前沙盤推演讓全員進入狀況
除了善用進度表外，為了增加成員間的工作默契，通常在活動前一至二日，還需要針對最後底定的活動進度表做一次沙盤推演。沙盤推演時最好所有負責成員都能參與，如果動員人數太多，則至少各工作的主要負責人一定要參加；所有人藉由「活動進度表」的節奏，逐步檢視過活動當天的流程，並預想各種突發狀況的應變之道，透過這樣的過程，可以幫助成員迅速瞭解當天的情況，讓活動的執行品質更好。
《附錄》住戶資源調查表
各位親愛的芳鄰住戶大家好：
很高興有緣做鄰居，社區已經十年有餘了，有些資料待建立重整，管委會決定作一個簡單的普查，以便瞭解目前社區住戶狀況及需求，煩請撥冗填寫以下問卷，並繳交回總幹事處，以利社區資料庫的彙編，謝謝您的合作。
○○○○社區管理委員會 敬上 |
______號_______樓 戶長姓名:_________________
一、請問府上所居住的房子是 □自有(跳答第三題)
□租賃(續答第二題)
二、房東姓名：____________ 連絡電話：____________
三、請問目前府上一起居住有幾人?___________人
65歲以上的長者 男_______人 女______人
12歲以下的兒童 男_______人 女______人
四、請問府上緊急連絡人是誰 ?(很重要請務必詳填)
姓名：________________________
電話：(公司) ________________________
(住家) ________________________
(手機) ________________________
五、如果社區要辦講座課程,您會建議哪些課程?(可複選)
□健康、藝文講座 □英、日語 □烘焙、烹飪 □音樂、舞蹈 □其他
六、如果社區要辦活動,您最想參加什麼活動?(可複選)
□郊遊 □烤肉 □聚餐茶話會 □其他：_______
七、您有哪些專長與嗜好,願意與社區共分享：
八、如果社區需要您,您是否願意撥空擔任義工? □願意 □不願意 □其他
九、您對社區的設施有什麼建議：
十、您對社區的期許與願景：
謝謝您的合作，社區是我們大家的，希望大家都住得很平安、快樂。 |
範例提供：香格里拉社區
《附錄》活動人力分組名單
組別 |
負責人 |
可協助人員 |
負責項目 |
接待組 |
子○ |
小○、○阿姨、麗○、阿○ |
學員簽到、發資料袋、名牌、退費、給收據 |
小隊輔 |
慧○ |
雪○、尚○、淑○ |
帶位、接泊引導、學員疑難雜症解決 |
交通組 |
偉○ |
阿○ |
與司機聯絡溝通、時間掌握、壓車、準備司機便當 |
場務組 |
艾○ |
小○○ |
座位安排、設備安置、物品清點 |
住宿組 |
艾○ |
小○、淑○、小隊輔 |
Check in 安排、發鑰匙給小隊輔 |
課程組 |
子○ |
小○、淑○ |
與講師確認課程進行方式及安排、提醒講師課程進度、注意學員學習狀況、課程時間掌握、講師茶水、桌牌替換 |
攝影組 |
偉○ |
秉○、阿○ |
全程活動紀錄照、錄影、大合照拍攝 |
器材組 |
秉○ |
偉○、小○○ |
器材測試 |
餐飲組 |
淑○ |
阿○、小隊輔 |
|
錄音組 |
淑○ |
○阿姨 |
全程錄音記錄 |
財務組 |
艾○ |
|
付款、零用金 |
範例提供/崔媽媽基金會. 非營利組織女性領袖培育工作坊
《附錄》活動ROUND-DOWN（進度表）
時間 |
事項 |
負責 |
物品 |
備註 |
8：30-12：00 |
攤位裝置藝術布置 |
藝大 |
彩色軟管/桌巾/社區名稱牌/懸掛線/懸掛小書樣本*40 |
跟里長拿鑰匙 |
9：30 |
籌備人員報到 |
奶○ |
|
報到人員：丁○/俊○/博○/其○/瑞○/秉○/小○/瑞○ |
9：30-10：00 |
搬運桌椅/定位 |
○先生
丁○ |
桌*20張/椅*30把 |
從辛亥路上居民活動中心運到公園 |
10：00-11：00 |
到林口社區搬運音響設備/二手書 |
奶○
柏○ |
畫架*5/擴音喇叭*2個/主機*1組/二手書*6/無線麥克風*2 |
從水源路林口社區運到公園 |
書籍搬運/器材運送 |
俊○
其○ |
推車/舞台用品/報到處用品/兌換物品/美術教學用品/舊書交換攤區用品（分類打包） |
從2F辦公室運到公園 |
拉延長電路 |
秉○ |
捲盤型延長線*2 |
水池邊有電源插座 |
10：00-12：00
請參閱位置圖 |
舞台區布置 |
奶○
丁○ |
來賓座椅*30把/橫幅/流程海報/崔媽媽布旗/音響置放桌/旗桿*6/旗座*6/布旗*6/衣繩/大字書道具*7 |
需要樓梯可跟乾洗店借 |
舊書交換攤位布置 |
瑞○
小○
英○
博○
珍○ |
分色桌巾*5/各社區的書/舊書交換規則表*5/計算機*5/換書集點卡*50/旗桿*5/旗座*5/布旗*5 /舊書*數箱 |
桌巾上標有本次活動主題 |
接待處布置 |
小○
新○
子○ |
簽到冊（貴賓/媒體/義工）/活動資料袋/換書規則海報/協助單位感謝海報/雞婆裝/火腿/礦泉水*2箱/桌巾*1/旗桿/旗座/布旗/交換物品*1批 |
義工報到也在此 |
其他服務區布置 |
筱○
其○ |
桌巾*3/礦泉水*10 |
國稅局/稅捐處/健康中心/美術創作區 |
工作歷程記錄 |
秉○
俊○ |
數位相機/DV/空白影帶 |
|
12：00-13：00 |
用餐 |
奶○ |
數量：
TMM人員-12～15人左右
藝大同學-3人
逗點團員-4人 |
預算＠60元/人 |
拍大合照 |
秉○ |
數位相機 |
|
12：30 |
逗點團員報到 |
幸○ |
到2樓辦公室休息 |
手機：0921-○○○-○○○ |
13：00 |
運紅茶 |
奶○
俊○ |
紅茶*2桶/小紙杯*400個/推車 |
從麥當勞台大門市運到公園 |
人員報到
人員調度 |
小○
瑞○ |
崔媽媽基金會攤位-3人
大學里辦公室攤位-2人（另有社區住戶1名協助）
溫州國宅社區攤位-2人（另有社區住戶1名協助）
水源麗景社區攤位-2人（另有社區住戶1名協助）
羅曼羅蘭社區攤位-2人（另有社區住戶1名協助）
接待處攤位-小○（另有：秉○/小○/寶○） |
播放背景音樂 |
○大哥 |
|
手機號碼：0939-○○○-○○○ |
13：30 |
其他服務攤位人員報到 |
惠○ |
相關器材自備 |
國稅局（4位）/稅捐處（3位）/健康中心（3位） |
13：30-14：00 |
播放背景音樂 |
○大哥 |
|
|
貴賓到場接待 |
秉○
○哥 |
|
|
媒體到場接待 |
小○ |
|
|
回報主持人貴賓到場名單 |
偉○ |
|
|
14：00-15：30 |
小朋友美術創作時間 |
藝大
新○
cloa |
蠟筆/彩色筆/廣告原料/水彩筆/圖畫紙 |
|
14：00-14：05 |
舞台區-主持人開場 |
幸○ |
|
|
14：05-14：30 |
舞台區-來賓致詞 |
幸○ |
致詞順序：
‧崔媽媽董事長
‧信義房屋代表
‧大學里里長
‧林口社區主委
‧溫州國宅副主委
‧羅曼羅蘭副主委
‧其他與會來賓
|
|
請受感謝單位就位/回報主持人 |
偉○ |
|
|
14：30-14：40 |
舞台區-曬書節揭幕儀式 |
幸○
奶○
美○ |
請奶○/美○協助拉線，讓來賓將大字書道具掛上
道具：繩索/大字書道具*7
參與揭幕的嘉賓：
1. 崔媽媽董事長
2. 信義房屋代表
3.
大學里里長
4.
林口社區主委
5.
溫州國宅副主委
6.
羅曼羅蘭副主委
7.
其他與會來賓
|
逗點劇團出場準備 |
嬿○ |
音樂交給○大哥 |
14：40-14：50 |
舞台區-頒發感謝狀 |
幸○ |
感謝狀*10
受獎者名單：
1.信義房屋
2.
臺北市大安區大學里辦公室
3.
林口社區
4.
溫州國宅社區
5.
羅曼羅蘭藝術廣場社區
6.
茉莉二手書店
7.
國立臺北藝術大學第二屆溫州街藝術季策展執行團隊
8.中華民國專業者都市改革組織
9.
大安健康服務中心
10.
大安稅捐稽徵處
11.
國稅局大安分局
12.
麥當勞台大門市
13.
逗點創意劇團
14.
全華文理補習班
|
14：50-15：20 |
舞台區-逗點劇團表演 |
逗點 |
|
背景音樂自備 |
15：00 |
美術創作小朋友於舞台前方集合 |
藝大
新○
cola |
|
|
15：20-15：35 |
舞台區-小朋友閱讀常識趣味徵答 |
Dania |
題目表/獎品 |
|
15：35-15：50 |
小朋友美術創作作品欣賞 |
幸○ |
|
|
15：50-16：00 |
活動成果公告
1.義賣款項總額
2.
後續餘書的處理方式交代
3.
謝謝大家的參與
|
幸○ |
|
|
16：00 |
活動結束/大合照 |
|
|
|
桌椅歸位 |
○先生 |
|
運回活動中心 |
餘書歸位 |
瑞○ |
|
|
接待處撤場 |
小○ |
|
|
裝置品撤除 |
藝大 |
|
|
茶桶歸還 |
俊○ |
|
清洗完畢運回里辦公室 |
舞台區撤場 |
小○ |
|
|
音響設備歸還 |
奶○ |
|
|
17：00 |
謝謝大家！ |
|
|
|
範例提供/崔媽媽基金會.公寓大廈曬書日活動
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