第二篇：尋找為活動添色的資源
如何做活動記錄

方式

說明

照相

1. 這是最基本也是最被採用的記錄方式。
2. 在一個活動的過程中，通常會建議至少安排1～3位專責照相的人力，除了可以機動遞補減少遺漏外，也可同時從不同角度來記錄。
3. 最好找有拍照喜好或經驗的人來負責此工作，避免照出不合用的照片。
4. 善用數位相機低成本的優勢，可盡量多拍，而電子檔案也方便運用與保存。
5. 盡量託付有責任感的人負責此工作，避免臨時離開而錯過精彩畫面。
6. 活動前務必先與照相人力溝通好拍攝的重點。
7. 除了記錄活動開始後的影像外，我們建議不妨從活動籌備的過程（如：籌備討論的過程、場地布置或善後的過程等）就開始展開記錄，讓人對整個活動的歷程有更完整的瞭解。

錄影

1. 可以補照相平面記錄的不足，透過動態影像更能傳達活動現場的氣氛。
2. 錄影機的操作複雜度較高，因此盡量請自備機器的住戶來協助拍攝，否則，也盡量要在使用前先熟悉過機器的操作方式。
3. 通常一個活動中，安排1～2個人力來負責即可。
4. 跟照相記錄的方式一樣，我們建議將活動前後的工作過程也一併記錄。

錄音

1. 通常是用於紀錄籌備討論的過程。
2. 將錄音資料摘錄成簡要的紀錄，除便於查閱，也可連同其他資料一起建檔。

文字

1. 如會議記錄、活動報導、調查整理，或是影像的輔助說明文字…等。
2. 與影像紀錄相互搭配，更有畫龍點睛的效果。

剪報資料

1. 當活動有受到媒體採訪時，務必要記得詢問消息何時會登出，並立即收集相關報導資料。
2. 目前多數的媒體都同時有平面與電子化兩種出版形式，因此剪報時，盡量兩種資料都收集起來。
3. 剪報資料除可作為結案報告的附件資料外，也可公開分享給社區住戶知道，藉由外在的肯定，來增加住戶對社區的認同感。

各項成品

1. 活動過程中所累積出的各種成品，如文宣品、聯繫往來的公文、課程講義、獎狀（牌）…等，都盡量保存下來，作為日後舉辦類似活動的重要參考。

用途

說明

成果展示

1. 為了讓沒參與活動的住戶也能分享，可於活動結束後將照片連同經費支用明細一起公佈。
2. 除了平面實體的展示外，若社區有網站或出版社區刊物，不妨也利用這些媒介，同步展示。
3. 藉由展示，也可表現出社區充滿活力的感覺，讓活動的效益繼續延伸。

轉寄宣傳

1. 無論是在社區網站上發表，或是透過email的方式傳播，將活動紀錄的文字、照片廣泛的傳達出去，除了可達到分享的目的，或許還可吸引外界對社區的注意力，提高社區的知名度。

活動參與紀念

1. 拜科技之賜，數位化的照片或影像都很容易複製，各種電子檔案，可開放讓住戶申請複製。
2. 管理委員會可主動將記錄複製並分寄給協助單位或支援志工，以表達感謝，也是延續經營社區人脈的方法之一。

申請計畫

1. 每一次的活動記錄，都是社區辛苦經營的歷程。因此，當日後社區申請其他計畫時，就可以把這些紀錄作為附件資料，增加獲得補助的機會。

時段

紀錄重點

活動前

1. 籌備討論過程的照片。
2. 活動宣傳用的海報、DM張貼的畫面。
3. 會場陳列布置過程。
4. 活動所有的陳列標示海報。
5. 活動場地周邊景象。

活動中

1. 活動主題海報及橫幅。
2. 與會貴賓致詞畫面。
3. 授（頒）獎的畫面。
4. 活動會場整體畫面。
5. 活動參與者的畫面。

活動後

1. 全體參與者共同合照。
2. 收拾撤場的過程。