TSUEI MA MA Foundation for Housing and Community Services
 
 
  
 
 

上課流程

社區活動過去與現在的差異   30min
創意活動的產生        20min
創意活動分組討論       20min
休息
創意活動分組報告       20min
社區活動範例介紹       30min

企劃活動前的十個問題

  藉由這些問題的思考,釐清並確定企劃活動的方向

  1. 社區的屬性(眷村、公寓大樓……)?
  2. 社區的附近環境(商業區、工業區、山上……)?
  3. 社區居民的屬性(白領為主、當地住戶、外來移民……)?
  4. 社區重要的問題(垃圾、治安……)?
  5. 舉辦社區活動的目的(固定活動、聯絡感情……)?
  6. 舉辦活動的期望(成立球隊、照顧老人……)?
  7. 活動的主題(打掃環境、電影討論……)?
  8. 設定的參加對象(兒童、家庭主婦、親子……)?
  9. 活動經費來源(管理費、募款……)?
  10. 活動要委託或是自辦(管委會、公關公司……)?

活動類型

  1. 節慶傳統:元宵節猜燈謎、新年寫春聯、端午節包粽子、聖誕節交換禮物…等
  2. 聲光娛樂飲食:歌星晚會、春酒、流水席……等。
  3. 保健生活:量血壓、中醫健診、保健講座……等。
  4. 運動競賽:外丹功示範、乒乓球賽、籃球賽……等。
  5. 藝文品味:藝文講座、電影欣賞、文化課程……等。
  6. 戶外聯誼:健行、淨山、社區旅遊、戶外參觀……等。
  7. 親子活動:寫生、兒童課程、親職講座……等。
  8. 其他:社區刊物、垃圾分類……等。

活動類型分析

一、議題型的特點(大致而言)

  1. 外在情勢常處於變動狀態,活動策劃者需隨時研判因應。
  2. 活動的策劃需隨著關鍵性議題的演變而調整。
  3. 活動籌備時間緊湊、甚至不足。

二、非議題型的特點

  1. 情勢穩定高,變動性小。
  2. 有條件可長期、精緻地籌備活動。
  3. 經驗較有機會傳承、累積。

非議題型的活動

一、大型活動

  1. 籌備的行政事務繁多,勞民傷財,活動策劃者疲於奔命。
  2. 可展現組織實力,但硬是「拼場」辦活動不一定值得。

二、小型活動

  1. 籌備的行政事務少,可做完善的活動規劃。
  2. 是磨練經驗,培訓組織幹部義工的好機會。

社區組織辦社區活動要有主軸和主題

一、由核心成員組成工作團隊

  發掘身旁最熱心的人,找尋志同道合的伙伴。

二、設定團體目標

   社區工作的主軸:e.g.空間環境的改造、婦幼托育。
   ※ 因核心成員的興趣、專長而訂定。

三、設定各別活動目標

  1. 活動要有意義。
  2. 不要辦純然吃喝玩樂的活動。
  3. 由下而上,自發性的活動。
  4. 有創意的活動(結合社區特色、社區資源)。
  5. 活動要能達到資源的延續、累積。
  6. 將義工、幹部培訓當成重要的活動目標。
  7. 活動是一種建立關係、拉近距離的機會(藉小型活動從事組織工作)。
  8. 不要接太多案子,活動不要太多。
  9. 視原先所設定的活動目標是否達成? e.g.不要官冕堂皇。
    • 社工實習生培訓。
    • 布袋戲親子營的設計(父母、義工與家長互動 a 樹木認養 a 公園改造)。
    • 環保清潔週(與社團合作)。

活動設計

  1. 活動內容的設計
  2. 敲定活動的最適時間
  3. 選定活動地點
  4. 活動流程規劃
  5. 組織分工
  6. 經費籌措
  7. 活動執行
  8. 資料整理/活動檢討

活動總體規劃

  1. 企劃書撰寫(募款、合作)
  2. 經費申請管道

活動前置作業

一、工作計劃書--(輔助思考、執行的工具)

  1. 強迫自己對活動事前想清楚,愈詳細愈好(鉅細靡遺)。
  2. 嘗試將有意義的事情結合(結合社區資源、義工培訓、開發新義工、開拓社區網絡……)。
  3. 嘗試將義工參與、幹部培訓當成活動的重要目標。

  【口訣】:企劃想清楚,確實執行,掌握進度能割能捨
       活動企劃的原則:凡事想到「人、事、時、地、物」

二、工作人員分工表

1.從捲入義工、開放參與開始。

  • 挑選狀況好的義工當「組頭」。
  • 開組頭會議(充份授權、切忌工具性地用人)。
  • 讓幹部集思廣益、發揮創意(brain storming)集體創作。
  • 充份分工、橫向連繫緊密(充份授權、隨時掌握狀況)。
  • 工作人員為主體、核心幹部義工為backup。
  • 培養負責人制的活動分工。
  • 切忌策劃者一人埋頭苦幹,策劃者應扮演協調者及backup的角色。
  • 結合嚴密的確認或回報制度(透過團體會議盯進度)。

  【口訣】:1.組織工作切忌強人主導,或有潔癖、完美主義。
       2.良好的分工,充份授權,集體運作--70分的哲學。

2.製作「工作項目--負責人--完成期限」的表格

  • 此表格的關鍵在於確實執行、嚴格掌控進度。

三、場地勘察

  1. 尢其是第一次使用的場地務必現場會勘。
  2. 場地規劃:舞台、主要活動場地、動線、報到處、基礎設施(電源、燈光…)。
  3. 繪製場地配置圖:將上述關鍵條件繪出、且考慮不同時段之場地需求的差異。

四、備案構思

  1. 雨天備案
  2. 突發事件處置(政治人物來插花、有人鬧場的應變)

五、沙盤推縯、彩排

  1. 視實際需求而設定執行程度。
  2. 人事時地物。
  3. 不厭其煩假設各種狀況、雞蛋裡挑骨頭。

六、活動宣傳

  1. 海報、文宣製作及發送(切忌印完文宣,發不出去)。
  2. 新聞稿撰寫、及發送

七、器材打包、運送

  1. 特定成員收發。
  2. 製作器材表(清單)、物品清單表(禮物、舊貨)。
  3. 打包:器材保管人需在場清點、分類。
  4. 運送:兩個負責人(一送、一收)。
  5. 集中管理,集中提領。
    • 各組提領器材需經過器材保管人
    • 器材清單表

八、其他

 1.受邀者的確認

活動當天

  1. 全天性的活動:輪流換班、休息;工作人員的餐飲(尊重)。
  2. 火腿、大哥大做為聯絡工具。
  3. 看活動策劃者當場在做什麼。

活動結束

※ 活動結束只是另一個社區工作的開端

  1. 場地整理、辦公室復原。
  2. 器材歸還(有借有還、再借不難,切忌「信用破產」)。
  3. 檢討會(善意的批評、建設性的建議)。
  4. 謝函(義工、來賓、合作單位……)。
  5. 成果理整(剪報、照片、錄影帶)、文字紀錄。

活動籌備執行基本分工與責任

  1. 總策劃:掌控活動執行進度、預算分配與使用。
  2. 企劃組:企劃活動內容、活動經費募集、活動籌備聯絡。
  3. 場地器材組:器材道具準備、場地佈置設計、活動位置動線佈置。
  4. 活動組:當天活動執行、人力調度(可由企劃與宣傳組於當天兼任)。

活動執行當天分工與責任

  1. 總策劃:監督活動進行、回答媒體問題、有應變調度的能力
  2. 場佈器材組:場地佈置、器材搬運、活動進行中器材看顧
  3. 招待組:接待來賓、媒體記者、活動報名、服務台功能
  4. 活動組:整體活動執行、主持、掌控活動氣氛
  5. 機動組:人力隨時支援各組或其他突發狀況

【崔媽媽】賽旗98"【書香社區,旗樂無窮】企畫

  • 主旨:延續去年賽旗活動,形成大學社區主要特色活動。並以書香為活動副軸,促進社區讀書風氣進而帶動書香社會的形成。
  • 主辦單位:大學社區發展協會、崔媽媽服務中心
  • 協辦單位:各書店
  • 時間:1998.10.10~10.25
  • 活動流程大綱:

一、遊街暖場:

  於10/18上午定點遊街,向社區宣傳下午活動。(可邀居民或兒童打扮以書為主題的造型遊街,讓路邊的行人猜測打扮的主題,如書籤、主角等。)

二、賽旗部分:

  (10.10~10.25懸掛,10.18比賽)新參賽部分(預定25~30面旗)懸掛於溫州公園,比賽辦法同去年。分為1m×3m、1m×1m二組比賽。舊旗懸掛展--懸掛於溫州街上,形成整條旗街。為鼓勵居民參觀,可出一些問題於旗幟上,讓居民尋找。(如找尋某一旗幟,旗幟懸掛的店家,找懸掛旗幟的路燈編號等)

  • 邀請龍坡里及龍安家長會參加賽旗活動,或許旗幟延掛至溫州街北邊。
  • 社區交流展--邀請民輝社區、淡水工作室、永康社區參展。將其他社區旗幟懸掛於溫州公園周邊街道上。(原希望將周邊道路封閉,讓居民安全步行。也許只封閉其中一條道路。和里長商量後,可能更改為不封街,懸掛在溫州街上。)

三、店家聯合折扣部分:

  只做書店:邀請各書店做不同的主題書展,書展有特別折扣。預計10~15家書店聯合折扣。(不打折書店打九折,打折書店打七五或八折。)本次摺頁僅為活動介紹,非折扣憑證。

四、其他活動:

  1. 舊書交換:(代替流水席)居民將家中舊書整理好,可先交至崔媽媽換取點券,在活動當天用點券交換其他書籍。
    • 交換辦法:居民於10.10~10.17將家中舊書整理至崔媽媽服務中心換取點券,於10.18當天至溫州公園舊書攤位換書。其他沒有點券的居民於下午三點以後才可以現金購買舊書,一點二十元,獲得的金額全轉入旗杆費用。⊙雜誌、參考書、課本、不良書刊都不列入交換範圍。⊙點券標準(依書籍原始價格分類):一百元以下為一點,兩百元以下為三點,三百元以下為五點,四百元以上為七點。(書籍必須完整或需補過才可收。)其他交換標準:以書齡、分類、頁數為標準。
    • 與創世基金會洽談捐發票換書的活動合作,適用於無點券的居民換書方式。
  2. 社團表演:邀請社區社團或其他社區團體表演(例如永康媽媽合唱團、民輝社區劇團)。
  3. 兒童拓葉書籤及書套(利用落葉及再生紙)製作活動。(找主婦聯盟協助)
  4. 親子剪報貼詩文

五、餐飲獎品:

  1. 只提供飲料,由店家或居民提供。
  2. 向店家及居民募集獎品。

六、活動經費部分:

  1. 向文建會遞企畫案。
  2. 企業募款:汽車、出版社、基金會(金車、洪健全、民生報)。
  3. 商家募款:協辦商家贊助協辦費用五千元。
  4. 現場募款:讓居民自由捐款,順便募旗杆經費。

七、宣傳方式:

  1. 製作海報、DM(於九月二十日前發出)
  2. 媒體文宣
  3. 廣播節目合作報導

八、尋求義工協助部分

  1. 活動規劃小組:旗幟懸掛規劃、舊書交換規則設定、書店聯合折扣企畫推行
  2. 活動執行義工:包括回收舊書整理、旗幟懸掛、傳單分發
  3. 10.18活動人力:包括接待、攝影、勞力、主持、活動助理

附件:籌辦活動各式表格

 
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